Office 365 - Jak na společný mail?


Jak na společný mail? Tohle měl být původně krátký příspěvek na Facebook, nicméně nakonec jsem se rozhodl problematiku popsat poněkud podrobněji:

Ve firmě se dříve nebo později dostaneme do situace, kdy potřebujeme emailovou schránku pro skupinu lidí.

Jak na to? 

Máme v podstatě dvě možnosti: Skupiny (Groups O365) nebo sdílené schránky (Shared Mailbox) - U bou variant dostaneme emailovou adresu a schránku do které mají uživatelé přístup, ani u jedné volby nepotřebujete dodatečnou licenci. (neberu v úvahu situaci, kdy uživatel nasdílí ostatním svou soukromou schránku, to je pro tento případ nevhodné)

Co tedy použít? Čím se ty varianty od sebe liší?

Groups O365
lepší integrace aplikací O365 a možné konektory na aplikace mimo Microsoft - Teams například vždy vytváří skupinu, ne sdílenou schránku.
možno použít jako distribuční seznam

Shared Mail
možnost lépe a podrobněji nastavit práva pro uživatele
možnost vytvářet podsložky
možnost nastavit schránku tak, aby odeslané emaily zůstávaly ve složce Sent Items sdílené schránky a ne v soukromé schránce uživatele

někdy se uvádí, že Sdílenou schránku není možné připojit do Outlooku na mobilních zařízeních - není to pravda, stačí na ní nastavit heslo a připojit ji standardním způsobem - není to ale doporučené řešení

Co tedy použít? Těžko říct, záleží na tom, co požadujeme. Osobně si myslím, že pokud chceme vidět kdo co odeslal a mít podsložky, je sdílená schránka jasná volba. Pokud chceme mail používat v dalších aplikacích, použijeme skupinu.

PS: pašerák Göč zvaný Alias
Kupodivu jsem se setkal i s tím, že uživatelé neví, že na emailové schránce je možno nastavit aliasy (více adres pro jednu schránku) a požadují pro tento účel vytvářet schránky nové. (což samozřejmě neplatí pro případ, že chceme pod danou adresou i odesílat, to u aliasu nejde)

Komentáře

Populární příspěvky z tohoto blogu

Altus Vario a Power BI - analýza deníku

Office 365 - Teams a plánování směn

Office 365 - Co vlastně obsahuje?