Office 365 - ToDo


Už od mých prvních dnů v pracovním procesu jsem hledal aplikaci pro správu osobních úkolů. Jsem chaotik, zapomínám, a práce bez zapisování úkolů je pro mě nemožná. Se střídavými úspěchy jsem vyzkoušel jsem všechny možné aplikace včetně papírů a tužky, opuštěl je a zase se vracel.  Nic moc. Nakonec jsem zakotvil u aplikace Wunderlist. A Wunderlist nakonec koupil Microsoft. Udělal z něj aplikaci ToDo, kterou používám dodnes. A už si bez ní nedokážu práci představit.

Co vlastně Todo?  Aplikace určená pro organizaci osobních úkolů. Ano, jednotlivé úkoly lze delegovat a sdílet, ale jako nástroj pro vedení projektů nebo helpdesk se podle mě používat nedá.

ToDo je intuitivní, proto zde nebudu psát návod, jen popíšu některé klíčové funkce a pak ukážu, jak  s úkoly pracuji já.

Funkce které se mi líbí:

  • desktopová i mobilní aplikace, dlaždice start
  • úkoly lze organizovat do složek
  • k úkolu lze přidat podúkoly (kroky)
  • lze nastavit připomenutí/opakování
  • lze připojit soubor
  • úkoly jsou plně propojené s úkoly z Outlooku
  • pokud v outlooku označíme mail příznakem, objeví se v ToDo jako úkol (lze vypnout)
  • úkoly lze přetáhout do kalendáře v outlooku (bohužel se rozpadne spojení)
  • úkoly lze zadávat z OneNote (přes úkoly Outlooku)
  • umí #tagy které fungují jako filtr
  • Integrace s aplikací Planner - zrovna při psaní blogu se mi objevil nový inteligentní seznam mám přiřazeno, kde se objevují úkoly z Planneru - dlouho očekávaná funkce je na světě a posouvá možnosti ToDo i Planneru dál.


Co se mi naopak nelíbí

  • nedají dělat vlastní intelligentní seznamy
  • v seznamu nelze řadit podle více parametrů 
  • neexistuje jednoduchý kalendářový pohled

 Jak s úkoly pracuji já?


Úkoly si dělím do složek:
Firemní, Dlouhodobé firemní, Soukromé, Dlouhodobé soukromé (dlouhodobé jsou poznámky bez datumu typu někdy bych chtěl)
Rotace - pravidelně se opakující, jako například poslat DPH, Fakturovat - zvláštní složka je tu kvůli přehlednosti
Nákup - bez datumu, co mám koupit, sdílené s manželkou

Jako základní pohled používám Plánované úkoly - to implicitně řadí úkoly podle datumu splnění. Pro přehlednost pro soukormé úkoly dávám na začátek  písmeno Z, tak, aby se řadily na konec. Pokud mám nový úkol přidám ho přímo do seznamu a automaticky mi přiřadí dnešní úkol splění (díky za tuhle funkci donedávna to nešlo). Úkol padne automaticky do složky úkoly, ze které ho na konci dne přesunu do adekvátní složky (pokud ho mezitím nesplním).

Aplikaci mám instalovanou na všech zařízeních počítač, notebook, tablet, telefon, úkoly se snažím psát okamžitě, když se mi to nepovede elektronicky, poznačím si úkol na papír a při nejbližší příležitosti si ho přepíšu do ToDo.

Označní důležitých úkolů, ani seznam můj den nepoužívám. Můj den jsem používal do chvíle, než přišel seznam plánované úkoly.

Aplikaci ToDo využívám každý den a můžu říct, že se mi líbí. Díky ní se mi daří alespoň trochu vítězit nad mým pracovním chaosem.

A jak pracovat s úkoly obecně?


Pár rad, o kterých si myslím, že opravdu fungují.

  1. Zapisovat a kontrolovat úkoly zodpovědně a pravidelně, žádné: to si budu pamatovat, nebo to zapíšu potom.
  2. Psát úkoly srozumitelně, musí být jasné, kdy se dá úkol označit jako splněný.
  3. V hlavním seznamu mít pouze úkoly s daným termínem, které je možno v tomto termínu splnit. Úkoly typu chtěl bych někdy udělat schovat jako poznámky = nastavení priorit
  4. Zadané termíny se snažit dodržovat!!
  5. Rozsáhlé úkoly rozdělit do menších celků
  6. Úkoly které lze splnit okamžitě, nezapisovat, a hned udělat.

Komentáře

Populární příspěvky z tohoto blogu

Altus Vario a Power BI - analýza deníku

Office 365 - Teams a plánování směn

Office 365 - Co vlastně obsahuje?